Ποια βήματα ακολουθείς όταν αγοράζεις νέα τεχνολογία; Είτε πρόκειται για προσωπικό smartphone είτε για βασικό επιχειρησιακό λογισμικό, το διαδίκτυο είναι συνήθως η πρώτη επιλογή αναζήτησης.Ακόμη και σε μια σχετικά εξειδικευμένη περιοχή όπως το ERP ( Enterprise resource planning ), οι περισσότεροι άνθρωποι που επιβλέπουν τις προμήθειες θα ξεκινήσουν τη βασική έρευνα στο διαδίκτυο.

Απλά το γράψιμο της λέξης “ERP”  στο Google επιφέρει 563 εκατ. αποτελέσματα.Από εκεί, μπορεί να είναι μια πρόκληση να περιορίσετε τις επιλογές όταν αντιμετωπίζετε προϊόντα που όλα φαίνονται να έχουν επαρκή χαρακτηριστικά και λειτουργικότητα.

Στην καριέρα μου, είχα την τύχη να εργαστώ σε αρκετούς τομείς όπως ο χρηματοδοτικός, ο τραπεζικός, της πληροφορικής, της αεροηλεκτρονικής, της υγείας, των τηλεπικοινωνιών και της ηλεκτρονικής. Θα ήθελα να μοιραστώ κάποιες κατευθυντήριες γραμμές που έχω αναπτύξει για την επιλογή λογισμικού και τα πιο σημαντικά κριτήρια που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν περιορίζετε την επιλογή σας σε μια εύχρηστη λίστα.

Βιωσιμότητα και παραπομπές προμηθευτή
Η αξιολόγηση της βιωσιμότητας των μελλοντικών προμηθευτών είναι ζωτικής σημασίας. Οπότε, το πρώτο σας βήμα θα πρέπει να είναι να περιορίσετε τον αριθμό των πιθανών προμηθευτών. (Ένας καλός αριθμός θα ήταν μικρότερος από 20). Από εκεί και πέρα, κοιτάτε πιο προσεκτικά κάθε εταιρεία, δίνοντας έμφαση στη φήμη και τις γνώσεις του τομέα της. Η Keelings, για παράδειγμα, ειδικεύεται σε φρέσκα προϊόντα, έχοντας μεγαλώσει χάρη σ’αυτό το υπόβαθρο.

Οι ερωτήσεις σας θα πρέπει να είναι: πόσο καιρό είναι ο πάροχος υπηρεσιών στην επιχείρηση, ποιοι είναι οι πελάτες του, πόσο αξιόπιστος είναι και ποια είναι η συχνότητα του χρονοδιαγράμματος του. Είναι o προμηθευτής μία μικρή ή μεσαία επιχείρηση ή μπορεί να προσφέρει τα χαρακτηριστικά και την ενσωμάτωση που θα χρειαστείτε;

Υποστήριξη
Η υποστήριξη είναι σημαντική σε όλα τα στάδια ενός πρότζεκτ, ιδιαίτερα στην αξιολόγηση, τον σχεδιασμό του πρότζεκτ, την ανάλυση των ελλείψεων, την εφαρμογή, τη διαμόρφωση και τη μη-ζωντανή υποστήριξη εφαρμογών. Ως μέρος της δέουσας επιμέλειας, μια κρίσιμη πληροφορία για την ομάδα υποστήριξης του επιλεγμένου πωλητή έχει τους πόρους να ανταποκριθεί σε αρκετά αιτήματα σε εύλογο χρονικό διάστημα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν έχετε συγκεκριμένο στόχο που αναφέρεται στη σύμβαση. Παράδειγμα χάριν, θα υπάρχουν έξοδα καθυστέρησης ή η συμφωνία υπηρεσιών καλύπτει την επίλυση εντός 24 ωρών για θέματα υψηλής προτεραιότητας.

Αυτό είναι σίγουρα μια συνομιλία πωλήσεων που πρέπει να κάνετε, ρωτήστε τους για συμφωνίες υπηρεσιών με έναν πελάτη του ίδιου μεγέθους με τη δική σας επιχείρηση. Ορισμένοι πωλητές ενδέχεται να δημοσιοποιήσουν πόσα άτομα έχουν σε καίριους ρόλους υποστήριξης. Στη Keelings, για παράδειγμα, το 25% της ομάδας μας είναι σε ρόλους υποστήριξης, που λειτουργούν μεταξύ 7πμ και 6μμ. Βεβαιωθείτε ότι η λειτουργία υποστήριξης είναι on-shore, nearshore ή offshore. Για παράδειγμα, η Keelings παρέχει υποστήριξη κατά τη διάρκεια του go-live, το οποίο περιλαμβάνει την αποστολή μιας επιλεγμένης ομάδας μηχανικών για την άμεση υποστήριξη οποιωνδήποτε ζητημάτων και την αποφυγή οποιωνδήποτε διακοπών.

Ένα άλλο σημείο που αξίζει έλεγχο είναι τα διαθέσιμα κανάλια επικοινωνίας/υποστήριξης πελατών: ο πωλητής έχει μια πύλη, μια απευθείας γραμμή ή ένα ειδικό σημείο επαφής για κάθε κλιμάκωση;

Τεκμηρίωση, υλικό βοήθειας και εκπαίδευση
Εδώ, περνάμε σε ευαίσθητες ανταγωνιστικές λεπτομέρειες. Οι υποψήφιοι πωλητές πιθανότατα θα το παρέχουν μόνο εφόσον τους ζητηθεί, καθώς περνούν από κάθε λειτουργία του προϊόντος και τον τρόπο χρήσης της εφαρμογής. Πριν φτάσετε στο τηλέφωνο για να επικοινωνήσετε με το γραφείο υποστήριξης του πωλητή, ελέγξτε ποιες πληροφορίες παρέχει online; Αυτό θα μπορούσε να κυμανθεί από τους οδηγούς χρήσης ή την ηλεκτρονική βοήθεια σε μια γνώση άρθρων που θα μπορούσαν να λύσουν το πρόβλημα που αντιμετωπίσατε, σε μια υπηρεσία γραφείου που έχει παραδοθεί στο διαδίκτυο.

Ένα άλλο στοιχείο που πρέπει να ελεγχθεί είναι κατά πόσον ο πωλητής θα παρέχει εκπαίδευση χρηστών κατόπιν αιτήματος και ποιος τύπος θα είναι: διαδικτυακά ή μαθήματα στην τάξη, συνδυασμός των δύο και εκπαίδευση που στοχεύει σε διαφορετικά επίπεδα χρηστών όπως διαχειριστής, σούπερ χρήστης και τελικός χρήστης.

Υποκείμενη τεχνολογία και μελλοντική επεκτασιμότητα
Η πλατφόρμα είναι σημαντική. Έχουμε παρατηρήσει ότι οι πελάτες στη βιομηχανία μας, φρέσκων προϊόντων, απομακρύνονται από τη χρήση συγκεκριμένων χειροκίνητων μονάδων συνδεδεμένων σε σταθμούς, χρησιμοποιώντας τυπικές κινητές συσκευές που εκτελούν μια εφαρμογή ή έχουν πρόσβαση μέσω ίντερνετ στις εφαρμογές που παρέχονται μέσω ασύρματων συνδέσεων σε πραγματικό χρόνο.

Η επιλεγμένη σας εφαρμογή θα περιορίσει τον διαχειριστή της αποθήκης στην παλιά άβολη συσκευή μίας χρήσης ή μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα tablet τόσο εύκολα; Η συμβατότητα με τις κινητές πλατφόρμες, όπως το Android, το iOS και το Windows Mobile, θα πρέπει να είναι μια άλλη γραμμή που ο πωλητής πρέπει να περάσει.

Ποιότητα
Αυτή η κατηγορία είναι αυτονόητη, αλλά μπορείτε να αντιληφθείτε πολλά για τις προοπτικές ενός πωλητή από την εστίασή του στην ποιότητα. Έχει ένα ειδικό τμήμα διασφάλισης ποιότητας με εδραιωμένη στρατηγική ερωτοαπαντήσεων, πολιτική και εντολή; Πόσο συχνό είναι το κύριο, δευτερεύον και προγραμματισμό απελευθέρωσης του πωλητή; Αντί να κολλήσετε στην τιμή, επικεντρωθείτε στην ποιότητα της εφαρμογής και των υπηρεσιών. Ένας πωλητής μπορεί να έχει τη χαμηλότερη τιμή και την χαμηλότερη ποιότητα της εργασίας, επίσης.

Η μέτρηση ποιότητας θα σας πει πόσο εξελίσσεται η εφαρμογή στην επόμενη γενιά και συνεχώς βελτιώνεται. Ελέγξτε επίσης την ποιότητα των σημειώσεων έκδοσης που συνοδεύουν κάθε ενημέρωση.

Ενσωμάτωση
Ένα άλλο σημείο που πρέπει να προσέξετε είναι το πόσο εύκολα ενσωματώνεται το ERP με άλλες εφαρμογές, όπως εφαρμογές τρίτων μελών ή εφαρμογές mainstream. Η ενσωμάτωση με μια άλλη εφαρμογή τρίτου μέλους όπως η λογιστική, η χρηματοδοτική, το πακέτο αναφορών ή τα εργαλεία μεταφοράς και υλικοτεχνικής υποστήριξης, είναι απαραίτητη προϋπόθεση για το ERP

Ρωτήστε τον μελλοντικό σας προμηθευτή ERP για μια λίστα με εφαρμογές τρίτου μέλους που το εργαλείο του ενσωματώνεται με επιτυχία και κατανοήστε πόσο εύκολο θα ήταν να ενσωματώσετε ένα εργαλείο το οποίο δεν βρίσκεται αυτή τη στιγμή στη λίστα. Στη βιομηχανία φρέσκων προϊόντων, όπου λειτουργεί η Keelings, πολλοί πελάτες απαιτούν συγκεκριμένες αναφορές που ονομάζονται ASN ή προχωρημένες ειδοποιήσεις αποστολής.

Ο τρόπος με τον οποίο γίνεται η ενσωμάτωση είναι ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να εξεταστεί. Οποιοδήποτε εργαλείο ERP στον κατάλογο επιλογών σας θα πρέπει να είναι σε θέση να συνδεθεί με άλλες εφαρμογές όπως απαιτείται, είτε μέσω API, είτε ομαδοποιημένο ή μέσω ξεχωριστού καναλιού επικοινωνίας μεταξύ των δύο εφαρμογών. Θα χρειαστεί να πληρώσετε έναν σύμβουλο ή τον προμηθευτή για ενσωμάτωση ή θα πρέπει να αγοράσετε ένα API τρίτου;

Διαδικασία εφαρμογής
Η σημασία αυτής της κατηγορίας στη διαδικασία αξιολόγησης θα εξαρτηθεί από το πώς θα θέλατε να είναι η υλοποίηση. Στην ιδανική περίπτωση, ο πωλητής που επιλέξατε θα πρέπει να είναι σε θέση να προσφέρει την επιλογή μιας μονοφασικής έκδοσης μεγάλης έκτασης ή ενός έργου πολλαπλών φάσεων, ανάλογα με την όρεξη του οργανισμού σας για διαταραχή στην καθημερινή του δραστηριότητα.

Είναι σημαντικό να επιλέξετε έναν πωλητή που έχει εργαστεί στους διαφορετικούς τύπους υλοποίησης, ώστε να μπορεί να διαθέσει αρκετό χρόνο για να δοκιμάσει, να προετοιμάσει και γνωρίζει ποιες ενέργειες είναι απαραίτητες και πώς η εφαρμογή θα επηρεάσει διάφορα τμήματα. Θα πρέπει επίσης να ρωτήσετε σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο πωλητής θα χειριστεί την επιτόπια υποστήριξη για τη φάση “go-live” του έργου.

Τεχνική πολυπλοκότητα, λειτουργικότητα, χαρακτηριστικά και ευκολία χρήσης
Εάν αγοράζετε μια μεγαλύτερη εφαρμογή όπως το ERP, η φιλική διάθεση προς το χρήστη είναι κάτι περισσότερο από ένα ωραίο αντίτιμο. Πόσο εύκολο είναι να ρυθμίσετε και να διαμορφώσετε την εφαρμογή καθώς και να τη διατηρήσετε; Η ευκολία στη χρήση ισχύει για πολλούς διαφορετικούς τύπους χρηστών όπως διαχειριστή, γραμματεία, οικονομικά ή αποθήκη, με διαφορετικά επίπεδα τεχνογνωσίας.

Δεν πρόκειται μόνο για τη διεπαφή αλλά για το πώς κατασκευάζεται το προϊόν. Είναι σε μια τυπική γλώσσα αντικειμενοστραφή προγραμματισμού (OOP); Ορισμένοι προμηθευτές χρησιμοποιούν τη δική τους γλώσσα και εργαλεία, πράγμα που σημαίνει ότι θα κλειδώσετε τον προμηθευτή εάν θέλετε να προσθέσετε οποιονδήποτε σύνδεσμο σε μια εφαρμογή τρίτου ή να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες αναφορές κ.λπ. – και ίσως χρειαστεί να πληρώσετε για το προνόμιο .

Κατά τη διάρκεια της δέουσας επιμέλειας, θα πρέπει να σκεφτείτε μπροστά: ποιες θα είναι οι δικές σας ανάγκες και πώς μπορούν να αλλάξουν κατά τη διάρκεια της χρήσης της εφαρμογής;

Έξοδα
Ελέγξτε με τους υποψήφιους προμηθευτές σας πώς θα σας χρεώνουν για το λογισμικό. Πολλοί πωλητές λογισμικού προσφέρουν διαφορετικά μοντέλα τιμολόγησης, όπως την παροχή βασικών χαρακτηριστικών στο αρχικό κόστος αγοράς, με επιπλέον χαρακτηριστικά διαθέσιμα με επιπλέον κόστος.

Τα μοντέλα αδειοδότησης ενδέχεται επίσης να διαφέρουν ανάλογα με τον προμηθευτή. Μερικοί θα συνδέσουν την εφαρμογή με συγκεκριμένη συσκευή. Άλλοι προσφέρουν ένα όνομα χρήστη, ευελιξία ή ταυτόχρονη άδεια ανεξάρτητα από τη συσκευή. Τα έξοδα υλοποίησης μπορεί να είναι επιπλέον, ή μπορεί να είναι ενσωματωμένα στην τιμή. Εάν αγοράσετε ένα πακέτο, ποιο είναι το κόστος μιας αίτησης αλλαγής; Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα σημείο διαπραγμάτευσης με τον προμηθευτή: εάν θέλετε ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό αμέσως, υπάρχει πιθανότητα μιας πρόσθετης χρέωσης, ενώ εάν το χαρακτηριστικό αυτό είναι μέρος ενός προγραμματισμένου κύκλου αναβάθμισης, μπορείτε να το πάρετε χωρίς κόστος αφού περιμένετε τρεις μήνες.

Η εκπαίδευση μπορεί επίσης να είναι ένα επιπλέον κόστος: ορισμένοι πάροχοι προσφέρουν ένα ορισμένο ποσοστό εκπαίδευσης που περιλαμβάνεται στην τιμή του προϊόντος, αλλά όλα πέρα ​​από αυτό το ποσό είναι τιμολογίσιμο.

Ρυθμίσεις τοπικής προσαρμογής
Η υποστήριξη τοπικής προσαρμογής σε εφαρμογές ERP είναι ένα σημαντικό θέμα. Η χρήση της τοπική σας γλώσσα θα βοηθήσει τους τελικούς χρήστες σας και θα βελτιώσει την παραγωγικότητα. Σημαντικές γλώσσες όπως η αγγλική, η ισπανική, η γαλλική ή η γερμανική, θα πρέπει να υποστηρίζονται ως μέρος του πακέτου.

Μια προειδοποίηση: ορισμένες εφαρμογές βασίζονται σε βάσεις δεδομένων που θα μπορούσαν να προκαλέσουν δυσκολίες στην τοπική προσαρμογή που θα χρειαζόταν εάν ο οργανισμός σας ασχολείται με πολλές χώρες. Για παράδειγμα, κατά τη μετάφραση των αγγλικών στα ισπανικά, τα δεκαδικά ψηφία μεταβάλλονται από τελεία σε κόμμα. Αυτό καθιστά τη δομή της βάσης δεδομένων εντελώς διαφορετική. Στην περίπτωση της Keelings Solutions υποστηρίζουμε πέντε γλώσσες. Ζητήστε από τον προμηθευτή σας τις γλώσσες που υποστηρίζει και να ελέγξετε αν ταιριάζει στις αγορές που δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας.